Janelas e portas

As janelas e as portas deverão permanecer fechadas e devidamente calafetadas. Deve se colocar nas aberturas (janelas ou aberturas de ventilação) redes de malha muito fina – nylon – estendida sobre caixilhos rígidos e ajustáveis.

Pavimento

Eliminar carpetes porque podem conter fungos e humidade e podem ocultar a presença de pragas.

Canalizações e instalações sanitárias

As canalizações e instalações sanitárias devem estar afastadas das áreas de armazenamento pois poderão existir fugas de água originando zonas húmidas, propícias ao desenvolvimento de pragas. As entradas (janelas, adufas e sifões) devem ser periodicamente vigiadas por uma empresa de manutenção, em virtude de serem locais favoráveis à entrada de pragas.

Estantes e restante mobiliário

Deve ser utilizado mobiliário em metal em detrimento da madeira (material atrativo para os insetos).

As estantes devem estar afastadas da parede cerca de 30 cm e do chão/teto pelo menos 10 cm; tal medida promove a circulação do ar em torno da estante; evita que os insetos (rastejantes e voadores) tenham acesso aos documentos; diminui os riscos de danos causados por uma inundação ou por negligência.

O espólio armazenado deve estar devidamente ventilado, sendo para isso aconselhável deixar uma distância de 5 cm entre o fundo das prateleiras e os documentos.

De forma a evitar a queda de poeiras e detritos sobre os documentos, as prateleiras devem conter orifícios laterais e não superiores. De evitar-se a utilização de “painéis cegos” nos lados das prateleiras, de modo a assegurar uma boa circulação de ar. O espaçamento entre a estantaria deverá ser de 70 cm para possibilitar inspeções periódicas de infestações.

É conveniente dispor as estantes de acordo com o sentido da circulação do ar, de modo a nunca bloquear o seu movimento, evitando-se assim a formação de bolsas de ar estagnado.

Receção de documentos

Os insetos podem introduzir-se nos edifícios através de novas aquisições, empréstimos, devoluções ou doações de particulares ou de instituições. As suas larvas por vezes permanecem em atividade, sem serem observadas, passando por períodos de incubação.

A existência de uma sala de receção para novas incorporações/aquisições é fundamental para uma inspeção rigorosa dos documentos, verificando sinais de infestação ativa ou neutralizada.

A sala deve estar localizada o mais perto possível da entrada dos documentos ou cais de descarga; assim, no caso de os documentos estarem infestados, não irão contaminar o restante edifício.

Quarentena

Em instituições onde se pratique desinfestação regular ou pontual de documentos, é imprescindível a criação de uma sala de quarentena, onde os documentos devem ser inspecionados antes do regresso às áreas de armazenamento. Através de uma observação cuidadosa da documentação, poderemos verificar a eficácia da desinfestação.

Zonas de alimentação

Orientações em relação à restrição de alimentos por áreas: devem ser criadas zonas específicas de consumo e armazenamento de alimentos, afastadas de áreas destinadas aos documentos; os alimentos deverão ser armazenados em frigoríficos, em armários metálicos ou de vidro e os caixotes de lixo esvaziados regularmente; nas zonas exclusivas ou de circulação de documentos, deverá ser proibido comer e beber, de forma a não atrair pragas.

Plano de limpeza

O edifício deve possuir um programa de limpeza regular, evitando as poeiras que podem ocultar a existência de pragas, e funcionam como nutrientes para os insetos.

Plantas

Deve-se proceder à remoção de plantas e flores do interior do edifício uma vez que podem transportar insetos ou serem atrativas aos mesmos.

A higienização (eliminação de poeiras e sujidades) é um fator primordial no prolongamento da vida de um documento, pois evita o aparecimento de microrganismos, insetos e alterações estéticas, a nível da cor. No caso de uma coleção particular, a higienização cuidada poderá reduzir os riscos de uma eventual infestação uma vez que elimina ovos ou esporos, que as poeiras por vezes trazem.

Os documentos deverão ser higienizados por dentro e por fora recorrendo a trinchas de pelo macio e panos electroestáticos (tipo swiffer), que devem ser frequentemente substituídos, e um pequeno aspirador com mecanismo de regulação da intensidade de aspiração. Esta ação visa eliminar potenciais fontes de alimentação, tanto para insetos como para fungos e bactérias. O tratamento irá, acima de tudo, evitar problemas de saúde a quem lida diariamente com os documentos (alergias e inflamações nas vias respiratórias).

A limpeza poderá ser levada a cabo por qualquer pessoa; aconselhamos, no entanto, muita sensibilidade no manuseamento da documentação ou, quando aplicável, o acompanhamento por um funcionário com formação na área. Também poderá ser criada uma equipa que se dedique inteiramente à limpeza periódica do espaço e higienização dos documentos.

A remoção dos documentos do interior das caixas e a sua limpeza deverão decorrer numa área bem ventilada e, quando possível, criada/adaptada para o efeito, evitando o incremento de infestações.

Controlo das condições ambientais

O controlo das condições ambientais permite um controlo mais eficaz das pragas que florescem numa atmosfera húmida e quente; as condições ambientais ideais consistem em temperaturas entre os 15ºC e os 18ºC e humidade relativa entre 45% e os 50%, sendo aconselhável manter as áreas de armazenamento entre os 18ºC e os 50% de humidade relativa.

Os insetos são menos resistentes aos extremos de temperatura do que as espécies vertebradas (roedores). A maioria das espécies de insetos não sobrevive a condições inferiores a -2ºC ou superiores a 45ºC, e a temperatura ideal para o seu aparecimento é entre os 20ºC e os 30ºC. As suas funções corporais, desenvolvimento e reprodução são mais rápidos nas temperaturas mais elevadas; reduzem, consequentemente, com a diminuição da temperatura e eventualmente param quando as temperaturas são muito baixas. No caso da humidade relativa, os valores ideais para a proliferação são entre os 60% e os 80%.

Os sistemas de AVAC (aquecimento, ventilação e ar condicionado) deverão estar localizados numa cave e não num sótão. Deverá ser implementado um programa de manutenção para que não haja águas paradas e canos entupidos.

Qualidade do ar – sistema de filtragem de ar utilizado

É necessário inspecionar e limpar periodicamente os filtros de ar dos sistemas e aparelhos de ventilação, para que não fiquem obstruídos com pó e microrganismos (fontes de contaminação para o edifício e saúde), podendo afetar o rendimento do aparelho e em última instância provocar um incêndio.

Frequência de manutenção do sistema de filtragem de ar

Recomenda-se que a limpeza de filtros, no caso de ventiladores (UV) e unidades de tratamento de ar (UTA), seja trimestral, e no caso de unidades de tratamento de ar de expansão direta, mensal; a substituição dos filtros deverá ser realizada dependendo do grau de sujidade, de estrago, da sua localização e do número de horas de funcionamento diário. No entanto, a mudança dos filtros da UTA ou UV não deverá ocorrer após os 3 ou 4 meses.

É conveniente a realização de um contrato de manutenção preventivo dos sistemas, de forma a garantir o seu normal funcionamento ao longo de 24 horas, contribuindo para a preservação do investimento.

Ações de sensibilização

As instituições deverão promover ações de sensibilização para prevenir o aparecimento e desenvolvimento de pragas.

Todos os colaboradores devem conhecer e participar ativamente no plano integrado de pragas e permanecer em alerta de modo a reportar aos colaboradores responsáveis pelo controlo os sinais de atividade recente e os locais onde existem pragas (no interior ou exterior do edifício).