Regulamentos

II – Acesso e utilização das salas de leitura

Condições gerais de acesso

• O acesso às Salas de Leitura e à generalidade dos serviços aí disponibilizados é aberto e gratuito a qualquer cidadão portador de cartão de leitor ou autorização temporária de leitura;
• O cartão de leitor é gratuito e é obtido pessoalmente na receção (piso 0), mediante preenchimento de formulário e apresentação de documento de identificação com fotografia;
• A atribuição de cartão de leitor a menores de 12 anos está dependente da autorização dos pais, tutores ou encarregados de educação, que também têm de assinar um termo de responsabilidade a autorizar que as crianças dos 6 aos 12 anos permaneçam sozinhas na Sala Infantojuvenil;
• O acesso à Sala de Leitura do Arquivo e Reservados é condicionado a pessoas menores de 16 anos e carece, para além do cartão de leitor, de uma validação de acesso emanada pelo respetivo serviço (piso 2);
• A autorização temporária de leitura destina-se aos utilizadores eventuais das Salas de Leitura do ABM, designadamente estrangeiros. É válida apenas por 3 dias e não é renovável;
• Em caso de extravio ou dano do cartão de leitor pode solicitar uma 2.ª via do mesmo, mediante pagamento. Ver preçário.
• O ABM poderá não renovar ou suspender temporariamente o uso do cartão de leitor se o respetivo titular desrespeitar os regulamentos em vigor.

Condições específicas de utilização da Sala de Leitura Geral – Biblioteca (Piso 1)

Iniciar a pesquisa:

• Consulte o catálogo informatizado da Biblioteca, utilizando os termos de pesquisa: título, autor, assunto, coleção, etc.

Documentos em livre acesso:

• Os livros dispostos nas estantes são de livre acesso. Não os arrume após a consulta, deixe-os nos carrinhos existentes na sala para o efeito.

Requisição de documentos em depósito:

• Para consultar as espécies bibliográficas em depósito preencha o respetivo formulário no balcão de atendimento;
• Poderá requisitar um máximo de 5 obras de cada vez;
• Por norma, a requisição é válida apenas para o dia em que foi efetuada a requisição. Porém, se pretende continuar a leitura no dia seguinte, informe o técnico de serviço. Ao fim de 3 dias de leitura continuada, se não tiver acabado a consulta deve preencher nova requisição;
• Finda a consulta dos documentos requisitados, entregue-os no balcão de atendimento;

• Requisições ao depósito: feitas até às 19h30, de segunda a sexta-feira; aos sábados até as 15h00, exceto na Sala Infantojuvenil, onde não são permitidas requisições ao depósito.

Utilização dos computadores:

• Os computadores da sala de leitura destinam-se a: a) pesquisa do catálogo; b) acesso à Internet; c) realização de trabalhos pessoais; d)acesso ao banco de imagens de espécies bibliográficas digitalizadas.
• Para usar os computadores, os utilizadores deverão solicitar o acesso no balcão de atendimento da Sala;

• Tempo de utilização máxima por pessoa, por dia: uma hora, prorrogável por igual período se não houver outros utilizadores em espera.

Reserva e requisição de documentos online:

• Pode ser requisitado um máximo de 5 documentos (monografias e publicações periódicas);
• Os pedidos para consulta no próprio dia terão de ser feitos pelo menos com 2 horas de antecedência;

• A reserva pode ser feita até uma semana de antecedência.

 

Empréstimo domiciliário

• São objeto de empréstimo domiciliário as obras literárias e científicas assinaladas com fita verde na lombada, em livre acesso na Sala de Leitura Geral, ou todas aquelas obras com a indicação “EMPRÉSTIMO” registada no catálogo informático;
• A requisição de empréstimo domiciliário é feita no balcão de atendimento da Sala de Leitura, bastando indicar a obra escolhida;
• É facultado o empréstimo de 5 obras de cada vez;
• Período máximo de empréstimo –obras científicas e técnicas: 7 dias; literatura e livros não técnico/científicos: 30 dias; obras do fundo tiflológico: máximo de 2 por 15 dias;
• É possível efetuar uma reserva da obra desejada;
• É permitida uma renovação, por igual período do empréstimo, caso não haja reservas. O pedido de renovação é feito no balcão de atendimento da Sala de Leitura, online ou por telefone;
• O pedido de renovação deve ser feito antes da data do fim do empréstimo;
• Obras devolvidas com um atraso superior a 15 dias: o utilizador fica inibido de utilizar o serviço por igual período;

• Danos acentuados ou extravios: o utilizador fica obrigado a proceder à sua reposição por documento igual ou equivalente;

• O incumprimento reincidente destas normas determina a inibição de acesso a este serviço.

Empréstimo interbibliotecas (EIB)

O empréstimo interbibliotecas faculta o acesso a obras do ABM, solicitadas por outras bibliotecas, a pedido dos seus leitores. Do mesmo modo, o serviço de empréstimo interbibliotecas recebe pedidos de leitores do ABM para obtenção de obras existentes noutras bibliotecas, portuguesas e estrangeiras.

Resposta a pedidos de outras bibliotecas para fornecimento de obras do ABM:

• São objeto de empréstimo interbibliotecas as monografias a partir do ano 1900 (inclusive) das quais o ABM possua, pelo menos, 2 exemplares. Excetua-se: exemplares reservados, publicações periódicas, obras em mau estado de conservação ou de grandes dimensões, material não-livro;
• Os pedidos de empréstimo de obras do ABM podem ser efetuados por correio eletrónico ou por correio;
• Os custos do envio e transporte são suportados pelo utilizador requerente, sendo o pedido intermediado pela biblioteca. Caso o requerente seja a própria biblioteca o envio é gratuito;
• Prazo de empréstimo: um mês, incluindo o tempo de envio e devolução por correio, prorrogável por 15 dias;
• A biblioteca requerente é informada da obrigatoriedade ou não de leitura presencial da obra emprestada;
• A biblioteca requerente é responsável pela manutenção da integridade e estado de conservação das publicações emprestadas;
• O ABM declina qualquer responsabilidade por prejuízos causados a terceiros decorrentes de qualquer forma de utilização indevida dos exemplares emprestados, relativamente a obras protegidas por direitos de autor e conexos.

Resposta a pedidos de leitores do ABM para fornecimento de obras de outras bibliotecas:

• Os pedidos de empréstimo de documentos de outras bibliotecas é feito mediante preenchimento do respetivo formulário no balcão de atendimento. O ABM recebe e processa os pedidos entregues pelos seus leitores, nas condições, prazos e tarifários estipulados pelas bibliotecas requerentes;
• O leitor do ABM que usufrui deste serviço é responsável pela boa utilização dos documentos emprestados e pela observância das disposições legais relativas aos direitos de autor e conexos de obras protegidas;
• No caso de incumprimento das condições de utilização referidas, o ABM reserva-se o direito de suspender o serviço aos leitores em falta.

Empréstimo escolar

O ABM faculta aos seus leitores o empréstimo de manuais escolares de todos os graus de ensino.

• A requisição do empréstimo escolar é feita mediante entrega de lista da lista dos manuais escolares pretendidos, no mês de julho, após publicitação nos canais de comunicação do ABM;
• A atribuição dos manuais é feita de acordo com a ordem de entrega das listas. O leitor tem cinco dias úteis para levantar os livros, após contacto do ABM. Caso não o faça, os livros passam para outro leitor.
• O empréstimo tem a duração de um ano letivo, renovável por igual período, em caso de retenção ou necessidade de manter os manuais de anos anteriores, dentro do mesmo ciclo de ensino.
• No ato de devolução, é registado na ficha de leitor o estado de conservação do manual emprestado. Danos acentuados ou extravios: o utilizador fica obrigado a proceder à sua reposição por documento igual ou equivalente;
• O incumprimento reincidente destas normas determina a inibição de acesso a este serviço.

Condições específicas de utilização da Sala Infantojuvenil – Biblioteca (Piso 1)

Responsabilidade de supervisão das crianças:

• A Sala de Leitura destina-se a crianças dos 0 aos 12 anos;
• Menores de 6 anos são obrigatoriamente acompanhados dos pais ou de um adulto responsável;
• Crianças dos 6 aos 12 anos podem permanecer sozinhas na Sala Infantojuvenil, desde que os pais ou adulto responsável tenham assinado o Termo de Responsabilidade, por ocasião da atribuição do cartão de leitor;

• Caso uma criança permaneça na Sala a partir das 18h00, sem a companhia de um adulto, os serviços entrarão em contacto com o adulto responsável. Não conseguindo, de seguida contactarão as autoridades competentes.

Acesso a documentação e Internet:

• O fundo documental e conteúdos de Internet existentes na Sala Infantojuvenil são selecionados de acordo com a idade das crianças;
• Preferencialmente, as crianças só devem aceder ao computador durante 2 horas diárias. Em contrapartida, e de forma a motivá-la para a leitura, a criança é convidada a ler e a contar uma história;

• Para fins escolares, não há limitações de acesso e limite de tempo.

Empréstimo domiciliário:

• É facultado o empréstimo de 5 obras de cada vez, por um período de 30 dias, renovável por igual período, qualquer que seja a temática. No mais, observam-se as condições definidas para o empréstimo na Sala de Leitura Geral.

Apoio a trabalhos escolares:

• A Sala Infantojuvenil é um espaço de leitura, estudo e lazer. É compreendido e aceite o apoio individual nos trabalhos escolares, por parte dos pais ou adulto responsável, mas não são permitidas explicações profissionais.

Condições específicas de utilização da Sala de Leitura do Arquivo e Reservados – (Piso 2)

Na Sala de Leitura consulte os seguintes auxiliares de pesquisa:

• Instrumentos de descrição e respetivo índice (disponíveis em suporte papel em frente ao balcão da Sala de Leitura e em suporte eletrónico no computador da área de referência);
• Bases de dados – consulta nos terminais (PC’s) da sala;

• Banco de imagens (designadamente os arquivos paroquiais e as coleções de Jornais, Postais, Fotografia e Iconografia, entre outros).

Na Sala de Leitura do Arquivo e Reservados tem acesso a:

• Arquivos e respetivos acervos documentais;
• Espécies bibliográficas consideradas de acesso reservado (livros raros, primeiras edições, obras em mau estado de conservação);

• Qualquer espécie bibliográfica que se encontre em depósito e conste do catálogo informatizado, a título de suporte à investigação em curso.

Requisição de documentos:

• Preencher uma requisição para cada unidade. Caso a numeração dos três documentos seja sequencial (por ex. Liv. 30, Liv. 31 e Liv. 32), basta uma requisição;
• Independentemente do número de requisições efetuadas, é facultado ao leitor um máximo de três unidades de cada vez (capilha, maço, livro, caixa, pasta, microfilme), por forma a evitar a acumulação de documentos na mesa de trabalho;
• Leitura continuada: se pretende continuar a leitura no dia seguinte, informe o técnico de serviço. Ao fim de 3 dias de leitura continuada, se não tiver acabado a consulta deve preencher nova requisição;
• São de livre acesso os livros da coleção de referência dispostos nas estantes;

• As requisições podem ser efetuadas nos dias da semana até às 18h30, e aos sábados até às 14h00.

Reserva e requisição de documentos online:

• Podem ser requisitados um máximo de 3 unidades (capilha, maço, livro, caixa, pasta, microfilme);
• Os pedidos para consulta no próprio dia terão de ser feitos pelo menos com 2 horas de antecedência;

• A reserva pode ser feita até uma semana de antecedência.

Restrições de acesso a obras reservadas:

• Determinadas coleções − como por exemplo, a Coleção Mário Sardinha, os Fundos de Livro Antigo, a Biblioteca Nuno Porto, os reservados do Fundo Local, as coleções iconográficas − são restringidas a investigadores devidamente credenciados e a respetiva consulta carece de autorização da Direção.

Restrições de acesso a documentação administrativa, judicial, dos registos e do notariado:

• Toda a documentação administrativa e proveniente dos tribunais, das conservatórias do registo civil e dos cartórios notariais é objeto de comunicação total e qualquer pessoa tem legitimidade para requerer certidão dos respetivos registos e documentos, salvo as exceções previstas nas instruções de trabalho constantes dos nossos procedimentos;

• O acesso aos documentos de arquivo sob custódia do ABM rege-se, em termos genéricos, pelo artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro (Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico), alterado pelo artigo 44.º da Lei n.º 26/2016 (que aprova o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos);

• Princípio Geral: Não são comunicáveis documentos que contenham dados pessoais de carácter judicial, policial ou clínico, ou dados pessoais que não sejam públicos; que contenham dados de qualquer outra índole que possa afetar a segurança das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada e familiar e a sua própria imagem.

Utilização dos cacifos da Sala:

• Pode o leitor utilizar os cacifos existentes na Sala do Arquivo e Reservados para guarda de objetos pessoais, excluindo aqueles que se devem deixar no bengaleiro;
• Ao receber a chave de um cacifo, o leitor assina um termo de responsabilidade em que reconhece tomar conhecimento destas condições de empréstimo e aceitá-las;
• Após entrega da chave, o ABM declina qualquer responsabilidade relativamente ao conteúdo do cacifo;
• A empresa encarregada da segurança do edifício conserva duplicados das chaves de todos os cacifos. Em caso de extravio da chave, o leitor assumirá os custos da nova chave.

Tipos de reproduções:

• Em suporte papel e digital;

• Em regra, as imagens em suporte digital são fornecidas com uma resolução de 150 dpi em formato JPEG. Porém, para fins de publicação ou exposição, nomeadamente, são facultadas imagens com resolução de arquivo (300 dpi TIFF);
• Serviço onerado. Consulte o preçário (Portaria n.º 385/2016, de 14 de setembro das Secretarias Regionais das Finanças e da Administração Pública e da Economia, Turismo e Cultura) e formas de pagamento.

Requisição de reproduções:

• Presencialmente, nos balcões de atendimento das Salas de Leitura, ou à distância, por carta, fax ou email;
• Pedidos de imagens para fins de divulgação/publicação e, portanto, com resolução superior, carecem de assinatura no impresso de requisição e de pagamento da taxa de publicação. A reutilização, para nova publicação, de tais imagens implica nova autorização por parte dos serviços, embora sem custos acrescidos;
• Para as reproduções em autosserviço, o leitor deve adquirir um cartão de pagamento, recarregável. A aquisição de crédito para os cartões de autosserviço faz-se no balcão da Sala de Leitura Geral – Biblioteca;
• O pagamento é antecipado e feito no ato da requisição. Pedidos volumosos ou mais complexos são previamente orçamentados, comunicando-se os respetivos custos ao leitor; e só após o pagamento prévio são efetuadas as reproduções;
• Efetuam-se isenções de pagamento mediante autorização superior ou nos casos previstos na lei;
• Prazos de entrega das reproduções:

1. a) fotocópias da Sala de Leitura Geral-Biblioteca e Sala Infantojuvenil: entrega no dia seguinte ao pedido; impressões entregues na hora;
2. b) fotocópias/impressões da Sala de Leitura Geral e Reservados: entrega até 2 dias após o pedido. Porém, estes prazos poderão ser alterados, em caso de número elevado de cópias e em função do estado de conservação dos documentos;
3. c) digitalizações de documentos de todas as Salas de Leitura do ABM: até 10 imagens, entrega no máximo de 2 dias; entre 11 e 50 imagens, entrega no máximo de 5 dias; entre 51 e 100 imagens, entrega no máximo de 10 dias; pedidos mais volumosos são sujeitos a autorização prévia e agendamento por parte da Direção. Estes prazos poderão ser alterados em função do estado de conservação dos documentos. As imagens poderão ser enviadas por email ou através de uma plataforma de transferência de ficheiros online.

 Restrições à reprodução:

• As restrições à reprodução decorrem:
  a) do estado de conservação das espécies;
  b) da existência de suporte alternativo (microfilme ou digital);
  c) de limitações legais (direitos de autor e de reserva da privacidade) e contratuais (definidas nos contratos de depósito ou doações).
• Reproduções a partir do site:

– Os conteúdos disponíveis neste sítio, designadamente as réplicas digitais de documentos, podem ser reproduzidos integral ou parcialmente para fins não comerciais ou para qualquer uso que não implique a redistribuição de tais conteúdos, desde que: (1) se garanta a reprodução fiel do conteúdo; (2) se proceda de forma rigorosa à sua identificação (por ex., através de indicação do título, autor, fundos documentais, cotas); (3) se identifique a localização do conteúdo no sítio web do ABM por via do endereço URL que permite a ligação exata para o mesmo conteúdo.

– As reproduções para fins comerciais de réplicas digitais de documentos disponíveis no sítio do ABM carecem de autorização prévia do ABM e estão sujeitas ao pagamento de taxas de publicação (cf. Preçário), enquanto titular dos direitos exclusivos de propriedade e/ou comunicação dos mesmos conteúdos, nos termos do seu regulamento interno de acesso, sob pena de responsabilidade civil e penal.

• • É da responsabilidade dos utilizadores a observância do Código dos Direitos de Autor e dos Direitos Conexos, no que respeita à reprodução de obras fora do domínio público.

Utilização de dispositivos digitais de uso pessoal para reprodução de documentos

A utilização de dispositivos de uso pessoal para efeitos de reprodução digital de documentos de fundos ou coleções é permitida sem quaisquer custos para o utilizador, nos termos da Lei n.º 31/2019.

• •  As imagens e reproduções digitais que resultam da recolha e investigação do leitor são exclusivamente utilizadas para uso privado, excluindo-se qualquer outra forma de utilização de obras, nomeadamente a sua disponibilização pública ou comercialização.

  • A utilização dos dispositivos para reprodução digital de documentos carece de registo prévio do dispositivo junto dos serviços das salas de leitura.

  • Não são suscetíveis de reprodução por via de dispositivos digitais de uso pessoal:
  1. Os documentos de acesso condicionado, parcial ou diferido, independentemente do motivo que origina o diferimento do seu acesso ou comunicação;
  2. Os documentos cujas réplicas digitais se encontrem disponíveis no sítio web do ABM e/ou nos terminais das salas de leitura.
• • A reprodução digital de documentos deve observar as regras de manuseamento dos mesmos, não devendo os documentos ser desmembrados, desordenados, dobrados, vincados ou forçados.
  • Toda e qualquer captura de imagens de documentos nas salas de leitura deve ser realizada de forma silenciosa e com recurso às funcionalidades de silenciamento dos dispositivos.
  • A reprodução digital de documentos com recurso a flashs, tripés e outros equipamentos acessórios carece de autorização prévia dos serviços das salas de leitura, devendo efetuar-se de forma discreta e silenciosa, e em zona especialmente reservada para o efeito.

O Arquivo e Biblioteca da Madeira (ABM) presta uma função pública certificativa e de registo de averbamentos dos fundos documentais à sua guarda.

• A emissão de certidões respeita as restrições à consulta gerais definidas no presente Regulamento e nas Instruções de trabalho sobre acesso a arquivos administrativos, judiciais e do registo e notariado;
• Tipo de certidões emitidas: simples; narrativa; bilingues.

• Serviço onerado. Consulte o preçário (Portaria n.º 385/2016, de 14 de setembro das Secretarias Regionais das Finanças e da Administração Pública e da Economia, Turismo e Cultura) e formas de pagamento.

O ABM presta um serviço de informação e resposta a questões acerca da localização de documentos/pesquisas pontuais ou a pedidos de reproduções, de forma gratuita.

• A prestação de serviços específicos de pesquisa restringe-se aos casos previstos na legislação em vigor e fica condicionada à disponibilização por parte do utente dos dados indispensáveis para efetuar a pesquisa (ex.: data aproximada; cartório da escritura; nome dos intervenientes nos autos; n.º de processo, etc).

• Excecionalmente, o serviço de leitura poderá realizar pesquisas documentais, de acordo com a disponibilidade de recursos humanos e mediante o pagamento dos valores fixados no preçário. Este serviço é limitado a 3 horas.

• Ainda que as pesquisas se revelem infrutíferas ou os seus resultados não sejam os pretendidos pelo requerente, haverá lugar a cobrança dos valores correspondentes ao tempo despendido, devendo o ABM informar das condições em que foram realizadas as pesquisas e dos seus resultados.

• Quando os interessados não puderem, ou não quiserem, realizar pelos seus próprios meios as pesquisas desejadas, poderão ainda recorrer aos serviços de investigadores independentes, cujos contactos o ABM está em condições de fornecer mediante a criação de uma Bolsa de Investigadores, que para tal fornecem ao ABM o seu curriculum. Estes investigadores trabalham por conta própria e não têm qualquer vínculo ao ABM. O ABM declina toda e qualquer responsabilidade nos acordos entre utentes e investigadores e não pode arbitrar quaisquer divergências ou conflitos entre requerentes e investigadores.

O ABM empresta livros a instituições públicas e privadas, detentoras de cartão de leitor, mediante pedido por escrito dirigido à Direção do ABM. Adicionalmente, é facultada uma seleção de títulos no âmbito do projeto “Café Leitura”.

• O empréstimo é formalizado através da assinatura de um auto de cedência de documentos a título devolutivo;
• O empréstimo tem a duração de um ano, podendo ser renovado por igual período;
• Danos acentuados ou extravios: a entidade fica obrigada a proceder à sua reposição por documento igual ou equivalente;
• O incumprimento reincidente destas normas determina a inibição de acesso a este serviço.

IT ABM 06.01 (pdf)

I – REGRAS GERAIS EM MATÉRIA DE ACESSO E COMUNICAÇÃO DE DOCUMENTOS

1. Salvo disposição em contrário eventualmente estabelecida entre o ABM e terceiros no âmbito de acordos de aquisição e transferência de documentos, o acesso aos documentos sob custódia do ABM rege-se, em termos genéricos, pelo artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro (Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico), alterado pelo artigo 44.º da Lei n.º 26/2016 (que aprova o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos);
2. Não são comunicáveis documentos nominativos, que contenham dados pessoais que não sejam públicos, ou quaisquer dados que possam afetar a segurança das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada e familiar, e a sua própria imagem, ou ainda que contenham dados sensíveis respeitantes a pessoas coletivas (nomeadamente, segredos comerciais, industriais ou sobre a vida interna de uma empresa) [1];
3. Os documentos nominativos podem ser comunicados sempre que se observe pelo menos uma das seguintes circunstâncias:a) Quando o acesso for requerido pelos titulares dos dados e dos interesses legítimos a salvaguardar (os próprios intervenientes no documento, os seus descendentes ou ascendentes) ou seus representantes;
   b) Havendo consentimento unânime e autorização expressa dos titulares dos interesses legítimos a salvaguardar;
   c) Efetuando-se expurgo no documento de todos os dados pessoais ou nominativos;
   d) Passados 30 anos sobre morte da pessoa a que respeitam os documentos;
   e) Passados 30 anos sobre a extinção da pessoa coletiva a que respeitam os documentos;
   f) Passados 40 anos sobre a data dos documentos mas não antes de terem decorrido 10 anos sobre o momento do conhecimento da morte das pessoas a que respeitem os documentos;

4. Como forma de garantir a observância dos prazos requeridos para comunicação de documentos nominativos, os pedidos de consulta efetuados ao abrigo das alíneas d) a f) do ponto anterior requerem apresentação de prova do falecimento da pessoa a que digam respeito os documentos ou de extinção da pessoa coletiva, nos casos em que tais factos não sejam públicos e notórios;
5. No caso de desconhecimento da data de falecimento da pessoa a que digam respeito os documentos, na sala de leitura e no serviço de certidões não deverá facultar-se acesso a documentos cujas datas finais não tenham ocorrido há pelo menos 90 anos;
6. A disponibilização em linha de réplicas digitais de documentos nominativos por via da plataforma Archeevo fica interdita a documentos cujas datas finais não tenham decorrido há pelo menos 90 anos, salvo se for pública e notória a observância dos prazos legais identificados nas alíneas d) a f) do ponto I. 3.;
7. Os pedidos de consulta de documentos efetuados ao abrigo das alíneas a) e b) do ponto anterior requerem preenchimento de declaração de compromisso por parte do utilizador (Anexo 1) sempre que o pedido em causa for efetuado pela própria pessoa a que digam respeito os documentos, por seu descendente ou ascendente, ou por representante da mesma;
8. No caso de pedidos de consulta de documentos nominativos para efeitos de investigação histórica, o acesso aos documentos pode ser facultado, sem qualquer restrição, desde que se verifiquem as seguintes condições:
   a) ser subscrito um documento (Anexo 2) em que o interessado identifique as séries documentais ou os documentos que pretende consultar, e em que se comprometa a não utilizar os documentos que contenham dados pessoais ou qualquer informação suscetível de reserva para fins diversos dos que determinaram o acesso, sob pena de responsabilidade por perdas e danos, nos termos legais, bem como a despersonalizar todos os resultados (estudos, textos, publicações, etc.) decorrentes da consulta dos documentos;
   b) ser apresentado, quando aplicável, comprovativo da realização de trabalhos académicos (por exemplo, declaração de orientador científico ou de instituição universitária de acolhimento) conducentes à necessidade de acesso a documentos judiciais que contenham dados pessoais.
9. Os pedidos de acesso a registos de matrizes prediais produzidos por repartições de finanças deverão ser atendidos em conformidade com o esquema de procedimentos definidos no Anexo 3 da presente Instrução de Trabalho;
10. A disponibilização de acesso a documentos judiciais cujas datas extremas finais tenham antiguidade inferior a 90 anos deverá ser objeto de atenção especial por parte dos serviços de leitura e certidões, pois a maioria dos documentos em tais circunstâncias contém dados nominativos não suscetíveis de comunicação total;
11. Na comunicação de documentos judiciais deverá ter-se em conta os direitos de consulta jurídica de que, em representação de terceiros e no exercício da sua atividade profissional, beneficiam os advogados e solicitadores, pelo que os pedidos de consulta de documentos judiciais, ou quaisquer outros de teor nominativo, efetuados por estes profissionais pode ser atendido simplesmente mediante apresentação de documento comprovativo de inscrição na Ordem dos Advogados, não sendo exigível apresentação de procuração ou autorização por parte dos respetivos clientes. Contudo, o anteriormente exposto não isenta os mesmos profissionais do preenchimento da declaração que consta do Anexo 1 à presente Instrução de Trabalho, devendo ainda aí ser identificados o cliente ou clientes que representam e em cujo interesse solicitam acesso a documentos de comunicação parcial ou diferida;
12. Na sala de leitura/serviço de certidões deverá constar um quadro, a colocar em lugar visível, em que se apresente, de forma simples e sucinta, para fácil assimilação do público, as regras de acesso aos documentos praticadas no ABM;
13. Em caso de reiterada pretensão de consulta de documentos sob custódia do ABM, formulada em termos não conformes às presentes regras de acesso, deverá a direção do ABM pronunciar-se por escrito.

II – PREENCHIMENTO DO CAMPO CONDIÇÕES DE ACESSO NOS INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃO DOCUMENTAL

1. A informação relativa à comunicabilidade dos documentos deverá ser apresentada pelo ABM nos instrumentos de descrição documental (idd) que forem disponibilizados aos leitores/utilizadores, designadamente no elemento de informação Condições de acesso, cabendo ao arquivista, aquando da elaboração dos mesmos idd, a sua definição e devida ponderação;
2. Todos os documentos de arquivo são comunicáveis, à exceção daqueles que contenham dados pessoais e nominativos ou dados sensíveis respeitantes a pessoas coletivas, ou ainda por motivos do respetivo estado de conservação; os documentos em tais circunstâncias são objeto de comunicação parcial ou diferida, devendo tal facto ser identificado no campo Condições de acesso;
3. No caso dos documentos que contenham dados nominativos ou sensíveis, o nível de acesso comunicação parcial ou diferida mantém-se enquanto não forem decorridos 30 anos sobre a data de falecimento dos respetivos intervenientes, ou 40 anos sobre a data dos documentos, desde que os intervenientes ou as pessoas a que dizem respeito os documentos tenham falecido há pelo menos 10 anos, ficando o acesso aos mesmos diferido ou condicionado à verificação das condições definidas no ponto I. 3.;
4. Os documentos referidos no ponto anterior deverão ser sinalizados no campo Condições de acesso dos níveis de descrição Documento composto e Documento simples, podendo para tal utilizar-se a seguinte convenção: “Comunicação parcial ou diferida em virtude de os documentos conterem dados nominativos”.
5. Quando o nível de acesso comunicação parcial ou diferida se aplica a espécies documentais em mau estado de conservação e cujo acesso e manipulação coloque em causa a sua integridade, deverá identificar-se no elemento de informação Condições de acesso que o documento em causa é objeto de “comunicação parcial ou diferida por mau estado de conservação”. A eventual identificação de características físicas da unidade de descrição que impõem limitações ao acesso deve ser efetuada no elemento de informação Características físicas e requisitos técnicos;

III – DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS RELATIVAS A DOCUMENTOS REGISTRAIS E NOTARIAIS

1. Toda a documentação proveniente das conservatórias do registo civil e dos cartórios notariais é objeto de comunicação total e qualquer pessoa tem legitimidade para requerer certidão dos respetivos registos e documentos, salvo as exceções previstas nos números seguintes;
2. Do assento de perfilhação só pode requerer certidão o titular dos interesses legítimos, ou seja, a pessoa perfilhada, quem a representar, ou seu ascendente ou descendente; não apresentando o requerente prova da ascendência/descendência, deverá o mesmo subscrever a declaração que consta do Anexo 1 à presente Instrução de Trabalho;
3. Do certificado médico de óbito só podem ser passadas certidões a quem comprove interesse legítimo e fundado no respetivo pedido;
4. De um registo cancelado só podem ser passadas certidões a quem comprove interesse legítimo e fundado no respetivo pedido;
5. Testamentos públicos, escrituras de revogação de testamentos, instrumentos de depósito de testamentos cerrados e internacionais e dos respetivos registos: só podem ser extraídas certidões, depois de falecidos os testadores, quando esteja averbado o falecimento deles, ou, na ausência deste averbamento, mediante apresentação de certidão de óbito;
6. Termos de abertura de sinal: só podem ser extraídas certidões a pedido das pessoas a quem respeitam (mediante apresentação de documento de identificação) ou por requisição das autoridades judiciais ou policiais;
7. Quaisquer restrições de acesso aos documentos registrais e notariais cessam se se verificar que o titular dos dados do registo tenha falecido há pelo menos 30 anos ou que tenham decorrido 40 anos sobre a data dos documentos desde que o titular dos dados tenha falecido há pelo menos 10 anos;
8. A prova de interesse legítimo e fundado no acesso a documentos registrais/notarias de acesso condicionado não dispensa preenchimento por parte do utilizador das declarações que constam dos anexos 1 ou 2 à presente Instrução de Trabalho;
9. Às autoridades judiciais ou policiais e ao Instituto dos Registos e do Notariado não se aplicam restrições de acesso, podendo estas entidades sempre requerer certidão de qualquer registo ou documento;
10. Quaisquer pedidos de certidão que não estejam previstos nos pontos anteriores ou suscitem dúvidas em termos de acesso devem ser colocados à consideração da direção do ABM, devendo o despacho dos mesmos pedidos observar, em especial, as disposições do Código do Registo Civil e do Código do Notariado.

IV – DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS RELATIVAS A DOCUMENTOS FOTOGRÁFICOS

1. A comunicação e disponibilização ao público de retratos de pessoas e de fotografias em que sejam discerníveis pessoas deve salvaguardar o direito à imagem, nos termos do artigo 79.º do Código Civil, e respeitar a reserva da intimidade da vida privada, carecendo de consentimento por parte da pessoa retratada. No entanto, quando a fotografia em apreço retrata pessoas com notoriedade pública ou é comunicada ao abrigo, entre outras, de finalidades científicas, didáticas ou culturais, o consentimento por parte da pessoa retratada torna-se dispensável, como de resto confirma a jurisprudência nesta matéria, designadamente a que resulta dos seguintes acórdãos judiciais: Tribunal da Relação de Lisboa, 10-05-2016; Tribunal da Relação de Coimbra, 24-02-2016; Supremo Tribunal de Justiça, 13-07-2017;
2. O acesso a fotografias e a disponibilização de réplicas digitais de fotografias na sala de leitura ou em bases de dados para fins de acesso em linha devem processar-se em conformidade com o esquema de procedimentos que consta do Anexo 4 à presente Instrução de Trabalho;
3. O facto de uma fotografia não ser comunicável não prejudica a produção e disponibilização de informação descritiva sobre a mesma, impedindo apenas a associação de réplicas digitais aos respetivos registos descritivos;
4. Quando sobre uma fotografia descrita na base de dados Archeevo incidirem quaisquer restrições de acesso, as mesmas devem ser identificadas no campo Condições de acesso. Para este efeito poderá utilizar-se a seguinte convenção: “Comunicação diferida e condicionada à observância dos prazos legais”.

[1] No seu parecer n.º 38/2008, de 20 de fevereiro, a Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos entende serem nominativos todos os documentos “que revelem informação do foro íntimo de um indivíduo, por exemplo, a de saúde (incluindo a genética) ou a que respeite à vida sexual, a relativa às suas convicções ou filiações filosóficas, políticas, religiosas, sindicais, a que contenha apreciações ou juízos de valor e ainda a informação vertida em documentos cujo conhecimento por terceiro seja suscetível, por via do seu teor, de traduzir-se em invasão da reserva da intimidade da vida privada”.

ANEXOS

Anexo 1 – Declaração para titulares dos dados ou seus familiares/representantes

Anexo 2 – Declaração para efeitos de consulta/pesquisa histórica

Anexo 3 – Esquema de procedimentos a adotar no atendimento ao público no serviço de certidões e na sala de leitura para efeitos de comunicação de matrizes prediais

Anexo 4 – Esquema de procedimentos para comunicação de fotografias de pessoas

 

LEGISLAÇÃO APLICÁVEL

Lei n.º 16/93, de 23 de janeiro (que estabelece o Regime geral dos arquivos e do património arquivístico);

Lei n.º 14/94, de 11 de maio (que altera a lei n.º 65/93);

Lei n.º 107/2001, de 8 de setembro (que estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural);

Lei  n.º 49/2004 (que define o sentido e o alcance dos atos próprios dos advogados e solicitadores);

Lei n.º 26/2016 (que aprova o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos);

Código Civil, art. 79.º;

Código de Processo Civil, art. 167.º e 168.º;

Código do Registo Civil;

Código do Processo Administrativo, art. 82.º e 83.º;

Código do Notariado;

Acórdão judiciais (sobre o direito à imagem): Supremo Tribunal de Justiça, 07-06-2011; Tribunal da Relação de Lisboa, 10-05-2016; Tribunal da Relação de Coimbra, 24-02-2016; Supremo Tribunal de Justiça, 13-07-2017.